El teletrabajo ha sido la solución más eficaz para que muchas empresas hayan podido continuar con su actividad normal, a pesar de los confinamientos o restricciones de movilidad. Lo que antes era una modalidad de trabajo ofrecida por empresas que apuestan por la flexibilidad y formas de conciliación para sus trabajadores, ahora el teletrabajo es sinónimo de seguridad, protección y de adaptar el trabajo presencial a la era digital.
Durante este año y medio de pandemia, las empresas más digitalizadas ya contaban con los sistemas necesarios para que sus trabajadores trabajaran en remoto, pero la gran mayoría de empresas han tenido la necesidad de invertir en soluciones tecnológicas que facilitaran el teletrabajo masivo y que todas las gestiones se continuaran haciendo de forma segura, privada y eficaz.
Soluciones tecnológicas para facilitar el teletrabajo
Hasta antes de la pandemia, solo un 4,3% de los trabajadores españoles solían teletrabajar de forma habitual, según muestran los datos estadísticos de Eurostat. El teletrabajo se concebía como una modalidad de trabajo minoritaria, puntual o que solo repercutía a ciertos departamentos o servicios; así que ha sido muy común que las empresas hayan tenido que crear espacios de trabajo digitales de mayor envergadura.
Y el primer paso ha sido implementar las soluciones tecnológicas y de IT acordes a cada actividad y forma de gestión, de manera que cada empleado pueda desarrollar su actividad laboral desde casa, bajo las condiciones normales de acceso, ciberseguridad y eficiencia.
Conectividad
La solución tecnológica clave para el teletrabajo se ha centrado en soluciones de acceso a los servidores o al escritorio remoto, a través de redes WAN al alcance de cualquier persona desde su domicilio, lo que ha obligado a facilitar conexiones rápidas, seguras y privadas.
Las grandes empresas con centros de procesamiento de datos han contado con más facilidades para que cualquier trabajador pudiera conectarse a los servidores corporativos, pero han tenido que aumentar las partidas para dar más soporte para mantenimiento, para proteger la información y detectar posibles fricciones de seguridad.
Ciberseguridad
El teletrabajo masivo ha expuesto las carencias de protocolos de ciberseguridad de muchas empresas y han aumentado las posibles intrusiones en red a través de las conexiones que podía hacer cada trabajador desde sus dispositivos.
El uso de conexiones privadas y cifrados mediante accesos VPN ha sido de gran importancia para las empresas, así como informar a los trabajadores de las mejores prácticas a la hora de conectarse, enviar información, o no descargarse archivos de dudosa procedencia.
Aplicaciones digitales
La gran parte de los teletrabajadores han usado sus dispositivos personales hasta que las empresas han podido facilitar equipamiento a toda la plantilla. Esto ha hecho necesario soluciones tecnológicas que permitieran a todos los trabajadores contar con los programas y licencias que usan normalmente, ya fuera para crear documentos, organizar videoconferencias o facilitar el trabajo colaborativo coordinado y simultáneo.
Algunas empresas ya contaban con intranets o plataformas propias en las que los trabajadores tienen todo lo que necesitan, desde un correo electrónico, a aplicaciones internas para comunicaciones o creación de documentos. Suelen ser sistemas diseñados acordes las necesidades de cada empresa y que también han sido de gran utilidad para poder llevar un control de la productividad.
Monitorización
El teletrabajo también debe ofrecer a las empresas herramientas de monitorización con el objetivo de analizar la eficiencia de la red o el uso de las plataformas corporativas, sin olvidar el necesario seguimiento de la productividad y presencialidad en remoto durante la jornada laboral. Y, todo esto, acorde a las normativas generales de privacidad que amparan a los trabajadores.
La nube
Es la solución tecnológica más eficaz para el teletrabajo y el trabajo colaborativo. Muchas empresas contaban con sistemas de cloud privados, pero muchas de ellas han tenido que recurrir a sistemas de clouds híbridas para poder realizar todos los procesos y dar acceso a todos los trabajadores a los programas de gestión.
Herramientas de comunicación y gestión
Son las grandes protagonistas en el teletrabajo y las aplicaciones más útiles para facilitar la comunicación o realizar tareas de team building. Los chats y aplicaciones de videoconferencias han permitido crear salas temáticas para crear una comunicación fluida todos los días, pero también espacios donde los equipos podían compartir ratos de ocio y desconexión.
En el teletrabajo -sobre todo en este contexto en el que ha sido obligado por motivos de salud- cobra más importancia la motivación y la creación de equipo, así que es necesario usar la tecnología para sentirnos cerca, compartir recursos o permitir a los trabajadores que disfruten de servicios extra: formación, coaching, soporte técnico para solucionar problemas IT, …
La deslocalización de las plantillas potencia el valor y necesidad de profesionales especializados en la gestión de proyectos para actuar como nexo entre los diversos departamentos de una empresa y el servicio a clientes.
El Project Manager, por tanto, se convierte en una figura de gran valor, que ayuda al resto de equipos a llevar a cabo sus tareas mediante el teletrabajo, realiza el seguimiento y avance de los proyectos y aplica metodologías ágiles y herramientas digitales que facilitan la comunicación, la resolución de problemas y cumplir los calendarios y tiempos estipulados para mantener la eficiencia de un servicio y/o la rentabilidad empresarial.
Las soluciones tecnológicas son la base para que el teletrabajo sea efectivo, además de abrir la puerta a modalidades de trabajo más flexibles que faciliten la coordinación entre equipos presenciales y perfiles que pueden trabajar de forma remota. Pero siempre va a ser necesario que las empresas creen guías de buenas prácticas para crean un entorno de trabajo integral y motivador.
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