Las necesidades informáticas de una empresa están siempre en constante evolución y requieren una serie de medios especializados. Esto hace que, en muchos casos, externalizar los servicios de IT sea la mejor opción para mantener estos en óptimas condiciones.
Tan solo en el 2021, las grandes empresas españolas dedicaron 18.000 millones para externalizar sus servicios tecnológicos, lo que representó el 49% de su gasto total en tecnología. No obstante, dar este salto sin estudiar bien las opciones disponibles podría llevar no solo a no cumplir con los objetivos marcados para la externalización de los servicios de IT, sino a una situación de descontento por la calidad de los servicios.
La externalización de servicios IT u outsourcing conllevan una serie de ventajas que pueden resultar interesantes para más de una empresa. Independientemente del nicho de negocio, los servicios IT cada vez son un elemento más indispensable en el desarrollo de cualquier proyecto. Sin embargo, estos servicios llevan asociados gastos tanto a nivel económico como de tiempo.
A este último respecto encontraremos una de las principales ventajas de la externalización de los servicios IT en el ahorro de recursos internos de la empresa, pues no será necesario destinar a uno o varios empleados en tareas que tienen un carácter más bien puntual en la mayoría de los casos.
Así mismo, el ahorro económico que supone el no tener que contratar a una o varias personas fijas encargadas de este tipo de servicios también puede permitir a la empresa alcanzar un ahorro económico. Las necesidades de la empresa en materia de IT suelen presentarse sólo ante determinados problemas, por lo que tener un departamento o una persona encargada de forma continua de esta área puede ser un gran desperdicio de recursos para las empresas.
Por último, la calidad de los servicios IT tenderá a ser superior por parte de una empresa externa y especializada al compararlos con los de un departamento interno de nueva creación. En este caso, la experiencia y los recursos de una empresa externa enfocada específicamente en este tipo de servicios marcará la diferencia ante cualquier problema que pueda surgir.
La mejor manera de lograr que la transmisión de funciones y tareas de una externalización de servicios IT se realice de la mejor forma posible, será establecer un proceso estructurado que cuente con un plan basado en las necesidades concretas que tiene la empresa en materia de IT. Dicho plan, deberá ser comunicado antes de la externalización, y deberá delimitar claramente las funciones de la empresa externa para no generar confusiones o errores una vez empiece la cooperación entre empresas.
Así mismo, en este plan tendrá que figurar el conocimiento imprescindible que necesitará la empresa a la que se están externalizando los servicios IT, cómo se llevará a cabo la externalización y de qué manera se evaluará si se están cumpliendo los objetivos marcados.
A este respecto, la empresa no debe olvidar que tendrá que supervisar a su socio de externalización midiendo y analizando su trabajo y comprobando que, en efecto, se está ajustando a lo que se esperaba de la externalización mediante el uso de indicadores clave de rendimiento o KPIs. Además, a la hora de medir la efectividad, deberá incluirse un baremo en el que se tengan en cuenta los costes y beneficios que está aportando externalizar los servicios IT.
Por otro lado, la coordinación es un aspecto clave dentro de la externalización. Es por ello que es importante tener muy claros aspectos como el horario habitual de trabajo de la empresa de externalización o el idioma en el que trabajan, debiendo adaptarse estos a los que tu empresa maneje.
Elegir a un buen socio para la externalización será clave, por lo que, al estudiar tus distintas opciones, un buen baremo de si puedes o no confiar en una determinada empresa serán las referencias y reseñas de otros clientes respecto a sus servicios.
Gainsa se posiciona como un gran ejemplo de empresa para gestionar de forma integral la externalización de los servicios IT de cualquier empresa. Su experiencia en este campo la avalan sus más de 35 años trabajando sobre sistemas informáticos, estando presente y prestando sus servicios en 8 países. Prueba de nuestra confianza en ellos es que, desde que la fundamos, Gainsa da servicio completo a Televés Corporación.
Su equipo está integrado por perfiles técnicos multidisciplinares, siendo su objetivo no solo llevar a las empresas a una actualización tecnológica, sino aumentar su competitividad gracias a herramientas diseñadas específicamente para ellos. Es por ello que sus servicios y soluciones informáticas para empresas se han situado como un referente en el sector tecnológico.